Les logiciels de facturation désignent les programmes qui gèrent le suivi des produits et services facturables fournis à un client ou à un ensemble de clients. Certains logiciels de facturation suivent également les heures de travail à des fins de facturation. Ces types de programmes automatisent une grande partie de ce qui demeurait autrefois un long processus de préparation des factures ou d’autres documents.
Utilité des logiciels de facturation
L’émergence de feuilles de calcul et d’autres outils simples a rendu la facturation beaucoup plus facile pour de nombreuses entreprises. Des fonctionnalités comme la somme automatique et l’analyse des ressources ont permis l’entrée et le calcul rapide d’un grand nombre de comptes clients. En effet grâce à la technologie, on peut facilement facturer ses exercices plus rapidement, car ils seront presque automatiquement saisis.
De plus, l’utilisateur peut choisir entre divers logiciels qui proposent diverses options se rapportant à ses besoins.
Un tel logiciel garantit que vous n’aurez pas à lutter avec le rapprochement des comptes plus complexes. Le logiciel envoie automatiquement des factures à vos clients directement à partir de votre logiciel de comptabilité et permet ainsi de suivre les flux de trésorerie de l’entreprise sur une base hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle.
La certification de son logiciel
Depuis la loi des finances de 2016, il est obligatoire de posséder un logiciel de facturation certifié permettant de suivre la comptabilité de l’entreprise suite aux fraudes fiscales. Les entreprises affectées sont les petites ou moyennes entreprises qui sont assujetties à la TVA. La certification doit être délivrée par des organismes tiers conformément à l’article L115-28 du code de la consommation. Toutefois, le logiciel peut être attesté. Par cette attestation, son éditeur s’engage à respecter les conditions répondant aux normes des logiciels de facturation certifiés.
Conditions de certification
Les conditions suivantes représentent les normes que les logiciels de facturation, certifiés ou attestés, doivent respecter. La raison principale de la mise en place obligatoire du logiciel se trouve dans son inaltérabilité. Les suppressions et les modifications des encaissements doivent apparaître dans l’historique du logiciel. De plus, ce dernier doit garantir la sécurité des données.
Ensuite, toutes les données doivent être conservées. Dans le cadre de la comptabilité, tous les encaissements doivent être clôturés selon une période donnée notamment par mois ou par année. Les données cumulatives en fin d’exercices s’avèrent nécessaires afin d’évaluer la performance de son entreprise ou de ses employés. Toutefois, certains éditeurs proposent des analyses de données plus poussées qui font démarquer leur logiciel.
Enfin, l’option d’archivage doit figurer dans le logiciel. En effet, à la fin d’une période d’exercice d’un an au minimum, les données doivent être archivées et purgées du logiciel. Toutefois, ceux-ci doivent rester consultables afin d’en tirer certaines conclusions permettant la prise de décision de la direction.
Les structures numériques modernes fournies par les services et les produits de logiciels de facturation font partie de ce qui a propulsé les entreprises dans la nouvelle ère numérique. D’un autre côté, ces logiciels ont su faciliter le travail des auditeurs et des inspecteurs par rapport à l’application de la loi des finances
