À l’heure où la transformation numérique est en plein essor, la dématérialisation apparaît comme un enjeu important dans le développement de toute entreprise. Bien plus qu’un simple processus de numérisation, cette démarche demande une réorganisation complète du traitement des données. Zoom sur les fondements et les avantages de cet outil de travail.
La dématérialisation de documents : c’est quoi concrètement ?
La dématérialisation de documents est un processus qui consiste à créer un fichier numérique à partir d’un document en papier ou physique. Elle se fait par digitalisation à l’aide d’un logiciel de gestion électronique de documents appelé GED. Celui-ci intervient directement sur le système d’information de l’entreprise en gérant et en sauvegardant tous les documents numérisés. Cet outil apparaît comme un levier indispensable pour les sociétés, dans le sens où il permet de gagner en productivité et de disposer d’une plus grande flexibilité au travail. Son efficacité a été maintes fois prouvée, principalement au niveau des ressources humaines qui utilisent cette technique pour dématérialiser les fiches de paie.
La dématérialisation de documents sert en d’autres termes à transformer les documents physiques en versions numérisées : dossiers médicaux, factures, bons de livraison, relevés bancaires, etc. Elle a pour principal objectif de diminuer les supports d’information matériels en vue de tendre vers une politique zéro papier. Cet archivage numérique ne consiste pas seulement à scanner les documents. Il s’agit vraiment de les transférer du GED vers le système d’archivage électronique. Il est particulièrement indispensable dans la mesure où il permet de sauvegarder les informations confidentielles du personnel et d’assurer une meilleure sécurité pour les documents. On distingue deux types de dématérialisation : la dématérialisation native et la dématérialisation à posteriori.
Pourquoi opter pour la dématérialisation ?
Si les entreprises optent pour la dématérialisation, c’est parce que cela leur permet d’augmenter leur productivité et de gagner en efficacité. Grâce à ce système, les versions numériques sont exploitables et accessibles en ligne. Ce qui va faciliter le partage d’informations. Cela va également accélérer le traitement des documents puisque les procédures, comme la saisie ou l’envoi de courrier, ne sont plus utiles. La dématérialisation permet en outre de réduire les coûts liés à l’usage du papier et de diminuer les frais d’impression. Grâce au système de stockage électronique, toute entreprise va libérer plus d’espace et bénéficier d’un gain de place considérable. C’est un avantage conséquent pour les sociétés disposant d’une surface réduite.
La dématérialisation de documents permet également de garder l’intégrité des données. Grâce au système de stockage, notamment les CD et les clés USB, il n’est plus nécessaire de stocker les papiers et les factures importants dans les locaux de l’enseigne. Ces données peuvent être stockées sur plusieurs supports afin de faciliter les recherches. En cas de perte ou de destruction des documents et des informations confidentielles, les utilisateurs peuvent retrouver les versions numérisées sur le «Data Room Sécurisée». Cette salle de données virtuelle permet, entre autres, de contrôler et garantir la traçabilité des informations traitées en les rangeant selon plusieurs catégories et paramètres de classement.
