Après chaque sprint, une mise au point s’impose toujours entre les équipes concernées. Elles doivent faire un bref de 45 min dans le cadre de l’agile retrospectives. Cette technique parait efficace lorsqu’il s’agit de dynamiser l’équipe, corriger les erreurs et améliorer les stratégies. Normalement, cette approche de se déroule en trois étapes mais tout dépend des objectifs de chaque entreprise.
Récolter les avis de chaque participant.
Parce que la performance d’une entreprise repose sur l’implication de chaque équipe, le recours à l’agile retrospectives devient alors primordial. Cette réunion rassemble tous les collaborateurs concernés par un sprint. Ils doivent alors s’exprimer un par un afin de connaître leurs opinions sur le projet. L’objectif étant alors de faire une mise au point, d’évaluer les points négatifs et positifs de chaque intervention effectuée par le groupe. Tout commence alors par la récolte des avis. Chacun doit alors s’y mettre pour qu’on puisse avoir une vision d’ensemble sur le sprint écoulé et de trouver des solutions qui pourrait aider l’équipe. Cependant, les membres du groupe peuvent rencontrer des difficultés en s’exprimant devant tout le monde ou en prenant la parole devant le manager. C’est pour cette raison que ce dernier n’est jamais autorisé à y participer. Cela va sans doute faire détendre l’atmosphère et faire en sorte à ce que tout le monde soit à l’aise en évaluant leur difficulté durant le sprint passé. Le facilitateur doit dans ce cas utiliser des techniques de réunion assez efficaces. Si certains employés ne sont pas à l’aise avec la parole, ils peuvent alors écrire leurs avis d’une manière plus brève sur un papier.
Identifier les problèmes et dresser les solutions.
La manière la plus simple est de dresser deux colonnes sur un papier ou sur un tableau afin que chacun puisse y voir plus clair. La première colonne indiquera tous les problèmes rencontrés par chaque membre et la deuxième colonne doit fournir les solutions adéquates. Par exemple, si le problème venait directement d’un conflit entre l’équipe, il faut trouver une autre façon de travailler ensemble. L’agile retrospectives permet alors d’identifier toutes les sources du problème et de régler également les différents entre les employés. Une fois que chaque point a été clarifié, il ne reste plus qu’à dresser un plan d’action plus efficace que le précédent. Avant cette étape, le monitor doit utiliser de nombreuses techniques d’animation afin de favoriser la participation des collaborateurs. Parmi celles-ci est le Mood Board qui consiste à mesurer le ressenti et les émotions du groupe. On utilise alors des smileys ou des images afin que chacun puisse choisir le niveau de satisfaction de chacun. On peut également distribuer des post-it aux membres afin que chacun puisse le coller dans la colonne qui correspond à leur choix. On obtient alors à la fin de cette animation une vue d’ensemble sur leur état d’esprit. Mais il en existe d’autres tels que le quadrant, 1 mot, le questionnement ORID et les 5 pourquoi.
Etablir un meilleur plan d’action grâce à l’agile retrospectives.
Il faut établir une liste d’actions potentielles et laisser l’équipe décider lesquelles d’entre elles sont faisables pour le prochain sprint et lesquelles ne sont pas à retenir. On doit alors tirer des leçons sur le sprint passé pour essayer d’améliorer les actions à mettre en œuvre prochainement. L’agile retrospectives reste alors une technique de réunion assez efficace et pertinente pour que l’équipe puisse imposer chacun ses idées dans une durée déterminée. Elle doit s’impliquer dans le changement pour que leurs interventions ne soient pas un frein à l’avancement d’un projet. Enfin, un autre détail et non des moindres, il faut toujours célébrer le succès mais aussi les efforts de chacun même s’ils n’ont pas encore atteint l’objectif souhaité.