Toute entreprise, quelle qu’elle soit, a l’obligation de détenir des archives de ses documents. Cela peut être utile dans le cadre de la loi, mais aussi dans la gestion et l’administration générale de celle-ci. Et pour vous permettre de bien optimiser vos rangements et d’en assurer une bonne gestion, voici quelques bons à savoir.
Faites la différence entre des archives et des données informatiques
On assiste depuis quelques années à un boum d’internet et du monde du numérique. Si bien que les entreprises, autant que les particuliers, ne peuvent plus se passer de l’informatique. Les sociétés, pas seulement en France, tendent à se digitaliser et à en faire de même pour leurs données.
Attention toutefois, vous devez faire la différence entre des archives et des données informatiques. Dans un cas, il s’agira de conserver des informations et des traces de vos différentes opérations. Dans un autre, il s’agira d’avoir des données numériques dans le but de les restaurer généralement. Sans compter que la conservation en ligne n’est pas réellement un bon plan d’archivage. Les documents papier seront plus faciles d’accès. Du moins ce sera le cas avec des professionnels de l’archivage nantes.
Pourquoi mettre en place une bonne politique d’archivage ?
Non seulement mettre en place une bonne politique d’archivage nantes est imposé par la loi pour les entreprises de la région, mais cela peut également présenter des avantages. C’est par exemple un bon moyen pour assurer la pérennité et le bon développement de votre société sur le marché. La conservation de vos données vous permet en effet de faire un retour en arrière pour mieux évaluer le futur de votre activité.
En outre, les documents papier constituent de meilleures preuves que les données informatiques. Ils ont plus de valeur, et ce, aussi bien au niveau légal qu’administratif. Raison pour laquelle il est conseillé de les conserver 5 à 10 ans. Cela concerne notamment les données comptables, les politiques de gestion, etc. À savoir que ce délai s’applique même après la cessation de votre activité.
Comment mettre en place une bonne stratégie pour la conservation de vos archives ?
Il n’en demeure pas moins toutefois que les archives, notamment d’une grande entreprise peut être encombrants. Aussi, il est de mise de mettre place une bonne stratégie pour leur conservation. Il y a plusieurs étapes à passer pour ce faire.
Vous devez notamment décider de la durée de conservation de vos documents et des différents documents que vous souhaitez conserver. Vous pouvez vous satisfaire au minimum légal, tout comme garder une trace de tous les documents ayant attrait à la gestion de votre société. Tout ne dépend que de vous.
Il faudra aussi trouver un système de classement qui permettra de s’y retrouver facilement. Cela permet entre autres de mieux organiser les archives et de pouvoir y accéder facilement.
Enfin, vous devez envisager une politique de destruction desdits documents une fois que le délai de conservation sera passé. En la matière, comme pour la gestion de vos archives d’entreprise, vous pouvez compter sur des professionnels.
Pour en savoir plus sur le plan d’archivage, vous devez vous adresser directement aux experts en la matière. Vous pouvez prendre simplement rendez-vous sur leur site professionnel.
