En tant qu’entrepreneur, il est de votre devoir de fournir chaque mois la paie de vos salariés. Ce qui implique l’établissement régulier d’un bulletin de paie. Ce document sert de justificatif de paiement des travaux fournis. Sa réalisation ne suit pas une forme obligatoire ou unique.
Toutefois, quelques mentions fixées par la loi doivent y figurer. Découvrez ici les étapes essentielles à suivre pour faire une fiche de salaire respectant le cadre légal.
Insérer les informations relatives à l’employeur
Pour faire un bulletin de paie, vous devez bien entendu y inclure un certain nombre d’informations sur votre identité, notamment :
- votre nom,
- votre adresse,
- le numéro de SIRET : votre numéro d’inscription au répertoire national des entreprises et des établissements ;
- le code APE ou NAF : numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi ;
- l’adresse de votre établissement.
Ce document doit également montrer la convention collective applicable au salarié. S’il n’y en a pas, précisez la référence au Code du travail au sujet de la durée des congés payés en cas de cessation de la relation de travail.
Indiquer les renseignements liés au salarié
Une fiche de paie contient obligatoirement les éléments concernant l’employé, surtout :
- son identité (nom et prénom),
- son adresse,
- le numéro de son matricule dans l’entreprise,
- son poste,
- sa position dans la classification conventionnelle (niveau hiérarchique attribué).
À ces mentions s’ajoutent facultativement la date d’entrée dans l’entreprise, le type de contrat (CDI, CDD, intérim, etc.) et les coordonnées du salarié.
Mentionner les cotisations sociales
Depuis la réforme de clarification du bulletin de salaire au 1er janvier 2017, les cotisations sociales sont regroupées en fonction de leur catégorie.
La rubrique santé
Dans la correspondance santé figurent :
- La complémentaire santé finançant la sécurité sociale pour couvrir certains événements, tels que la maladie et la maternité ;
- La complémentaire incapacité invalidité décès : il s’agit d’une garantie supplémentaire pour les salariés en cas de décès (personnel ou familial).
Sachez que votre part de paiement est de 50 % au minimum.
La rubrique retraite
La catégorie retraite se compose des cotisations qui financent le régime de retraite de base et complémentaire. En principe, vous acquitterez 60 % de cette cotisation et le reste est à la charge du salarié. Vous pouvez également adhérer de manière facultative à une supplémentaire de retraite permettant de garantir une meilleure couverture retraite à vos employés.
La rubrique accident du travail
La cotisation accident du travail permet de financer les risques liés à l’activité professionnelle. Elle est exclusivement à votre charge. Son taux varie en fonction de l’effectif de vos travailleurs, l’activité de votre entreprise ainsi que le taux d’accident de travail et de maladie professionnelle dans votre société.
Détailler la rémunération
Maintenant, vous allez énumérer sur la fiche de paie les éléments qui composent la rémunération :
Le montant du salaire de base
Le salaire de base correspond à la somme que vous avez fixée avec le salarié durant son entretien d’embauche. II est mentionné dans le contrat de travail et présente un caractère de fixité. À noter qu’il ne peut pas être inférieur au SMIC (Salaire minimum conventionnel).
Le montant de la rémunération brute
Le salaire brut indique le solde auquel le salarié a le droit, mensuellement, pour le travail accompli, avant la déduction de différentes cotisations sociales. Pour être clair, il est égal au salaire de base auquel sont additionnées les éventuelles heures supplémentaires et les primes (prime d’ancienneté, prime d’objectifs, prime de treizième mois, etc.).
Le nombre d’heures payées
Le nombre d’heures de travail sur lequel se base le salaire doit clairement apparaître dans le bulletin de paie. N’oubliez pas de séparer les heures rémunérées à un taux normal des éventuelles heures supplémentaires. Certes, les heures effectuées au-delà de la durée légale du travail (35 heures/semaine) ouvrent droit à une rémunération majorée, en temps ou en argent.
Les indemnités et déductions
Il convient de faire figurer dans le document les différentes indemnités, telles que les tickets-restaurant, la prise en charge transport, la prime de panier…, et les déductions éventuelles comme l’avance sur salaire.
La rémunération nette
Très souvent appelé « net à payer » sur les bulletins de paie, le salaire net est la rémunération que le salarié perçoit réellement sur son compte en banque chaque mois. Le calcul se fait en déduisant toutes cotisations sociales du salaire brut.
Faire appel à un professionnel
Établir une fiche de paie nécessite un véritable savoir-faire dans le domaine juridique, fiscal et social. Après avoir respecté les formalités du bulletin de paie en y insérant les mentions obligatoires, il vous reste à calculer l’imposition, suivre l’évolution permanente des règles juridiques, etc. Toutes ces tâches prennent du temps et doivent être effectuées minutieusement pour éviter les erreurs dont les conséquences peuvent être lourdes (litige devant le Conseil de prud’hommes, redressement Urssaf ou fiscal, etc.). Si cette démarche vous semble fastidieuse, vous pouvez confier l’établissement de vos fiches de paie à un cabinet comptable Île-de-France.
