À ce jour, gérer les problèmes de communication entre les collaborateurs n’est pas toujours évident, alors que le travail d’équipe est indispensable. Les outils collaboratifs constituent ainsi un réel enjeu pour les entreprises, dans la mesure où ils permettent de gagner en efficacité tout en améliorant le quotidien du personnel. Découvrez dans cet article l’avantage d’adopter ces programmes au sein de votre organisation.
Les outils collaboratifs permettent de digitaliser les services
Face aux besoins numériques qui ne cessent d’évoluer, les entreprises n’ont pas d’autres choix que de s’adapter. En tant que dirigeants, vous êtes donc tenus, en toute logique, de trouver des solutions qui cadrent avec cet enjeu énorme qu’est la digitalisation.
Et c’est à ce niveau que la plateforme collaborative trouve justement toute son importance. Cet outil incarne la performance et l’efficacité, dans la mesure où il permet de répondre aux exigences du top management, des preneurs de décision et des collaborateurs à la fois.
En plus de renforcer la collaboration interservices, il favorise en même temps le travail hybride et facilite la démarche de dématérialisation des process au sein de la société.
Mieux encore, il contribue à la sécurisation des données, aussi bien celles des clients que celles en interne. Il assure la traçabilité des documents comme les contrats et les factures, notamment grâce au cloud.
La communication est optimisée grâce aux outils collaboratifs
Ce qu’il faut savoir en premier lieu, c’est que la qualité des interactions entre les travailleurs a toujours un impact sur la productivité et la motivation de ces derniers. Il est donc essentiel de mettre en place des outils collaboratifs dont l’utilisation permet de renforcer la communication à tous les niveaux. Des applications métiers, des fonctionnalités personnalisables, des programmes multifonctions… Nombreux sont les dispositifs qui peuvent être adoptés pour mener à bien ce dessein. Avec une plateforme collaborative simple d’utilisation, mais performante, il vous sera facile de :
- Centraliser l’emplacement des dossiers pour que tout le monde puisse y avoir accès quand besoin est.
- Organiser des sondages en toute transparence pour avoir l’avis de chaque collaborateur sur un projet donné.
- Planifier des visioconférences, avec possibilité de partage de fichiers multimédias.
- Publier des infos importantes, ou les dernières nouvelles, en temps réel pour que chacun se trouve au même niveau d’information.
- Gérer des fichiers via une banque de gestion documentaire.
Une plateforme collaborative, pour ancrer la notion du partage
Le partage est une culture d’entreprise à laquelle tous les collaborateurs devraient adhérer. En effet, les salariés qui valorisent cette notion ont tendance à être plus engagés et plus motivés à atteindre les objectifs qui leur sont fixés. Et c’est pour les conforter dans cette motivation qu’il est important d’adopter des outils collaboratifs performants.
Parmi les fonctionnalités clés de ces derniers, les plus importants en matière de partage sont :
- Le système de messagerie groupée pour des discussions extra-professionnelles (afterwork, présentation de vœux, mise au vert…).
- La messagerie instantanée où tout le monde peut répondre avec des émotions (émoticônes, images, sons…).
- L’organisation de groupes ou de sous-groupes en interne pour les besoins propres à chaque équipe.
- L’élaboration d’un système de communication asynchrone et synchrone pour renforcer les échanges au quotidien.
De la flexibilité pour le bien-être de tous
Le bien-être au travail est un facteur de motivation non négligeable, tant pour les employés que pour les dirigeants. Afin d’assurer ainsi l’agrément des collaborateurs dans le cadre de leurs métiers respectifs, il est nécessaire de satisfaire leurs exigences en termes de confort et de commodité. Et pour y parvenir, il n’y a rien de plus convenable qu’un outil collaboratif souple mais efficace.
La flexibilité de ce dispositif donne la possibilité à certains salariés d’exercer en télétravail. Qu’ils soient chez eux, à la plage, dans un camping ou ailleurs dans le monde, l’essentiel est qu’ils aient accès à tous les dossiers et outils de travail indispensables à l’accomplissement de leurs tâches.
Grâce à une plateforme collaborative de haute performance, ils pourront donc assurer la même charge de travail au quotidien, même en dehors des locaux de l’entreprise ; et travailler à distance ne les empêchera pas de suivre l’avancement d’un projet. Par ailleurs, toujours avec le même outil, ils pourront rester en contact permanent avec les autres collaborateurs pour tout besoin de finalisation d’une tâche, de rédaction d’un contrat ou de négociations diverses.
Les outils collaboratifs facilitent les échanges et optimisent les interactions interpersonnelles. Ils jouent ainsi un rôle important dans la motivation des collaborateurs et, naturellement, dans la productivité de ces derniers.
