La question de la tenue de la comptabilité est toujours un point essentiel, mais délicat lorsqu’on possède un commerce avec plusieurs postes d’encaissement ou même plusieurs commerces. En effet, cette multiplication des caisses entraîne une perte de temps et une dépense de consommable souvent importantes à laquelle il convient de remédier au mieux.
Dans cette optique, certaines sociétés spécialisées ont conçu des solutions spécifiques afin de faciliter cette tâche au quotidien : la monétique centralisée. Plébiscité par les chaînes de magasins, ce dispositif dispose de nombreux atouts convaincants et peut convenir à bien des situations. En quoi consiste la monétique centralisée ? Quels sont ses avantages ? Pourquoi opter pour une telle solution ?
Qu’est-ce que la monétique centralisée ?
La monétique centralisée est un système permettant de mettre en réseau tous les points d’encaissement d’un commerce afin de réunir sur un même serveur toutes les données issues des terminaux de paiement électroniques. Cette mutualisation des transactions par carte bancaire sur un même serveur peut être mise en œuvre via les terminaux de paiement déjà existants, quelle que soit la technologie utilisée ou alors la société qui gère ce service pour l’entreprise peut fournir des TPE adaptés.
Ce système facilite grandement la tenue de la comptabilité de l’entreprise puisque toutes les données sont sécurisées et peuvent être transmises directement à l’expert comptable en charge du suivi du commerce. La monétique centralisée est actuellement fréquemment employée par les grands groupes ayant plusieurs magasins, mais aussi par les chaînes plus modestes et par le secteur de l’hôtellerie-restauration.
Les avantages de la monétique centralisée
La monétique centralisée remporte un succès grandissant auprès des enseignes disposant de plusieurs points de vente ou de plusieurs postes d’encaissement en raison de nombreux facteurs. D’une part, elle permet la centralisation sécurisée des données de transactions réalisées par carte bancaire sur un serveur. Ces dernières sont consultables instantanément ce qui offre aux gérants et aux propriétaires la possibilité de garder un œil en permanence sur les résultats de son ou ses magasins ou établissements.
D’autre part, la monétique centralisée, bien que plus onéreuse que les systèmes de TPE classiques permet de réaliser de nombreuses économies. En effet, les différents tickets et télécollectes sont envoyés directement sur le serveur et peuvent ainsi être consultés numériquement ou imprimés via une imprimante laser unique, ce qui implique une réduction drastique de l’utilisation des bobines thermiques de chaque terminal de paiement électronique. Cela peut sembler dérisoire, mais lorsque les TPE sont nombreux la consommation de ces bobines finit par représenter une certaine somme dans le budget du commerce d’autant que les télécollectes sont très régulières.
Enfin, la monétique centralisée permet un gain de temps considérable, les tickets étant centralisés, il est donc inutile de faire le tour à intervalle régulier des postes d’encaissement pour les récupérer et les transmettre à la comptabilité, cela peut se faire automatiquement et de façon dématérialisée.
Dans quels cas la monétique centralisée est-elle intéressante ?
Il semble évident que lorsque l’on n’a qu’un point de vente et qu’un nombre limité de TPE dans son établissement, ce type de process peut ne pas sembler très utile. Néanmoins, lorsque le commerce propose plusieurs postes d’encaissement à ses clients avec autant de terminaux de paiement, la solution de la monétique centralisée peut largement faciliter la gestion de l’ensemble des caisses du magasin.
De même, lorsque l’entreprise possède plusieurs magasins installés dans une même ville ou répartis à travers la France, l’intérêt de ce procédé devient tout de suite évident, limitant la nécessité de faire des trajets trop fréquemment dans chacun de ces établissements plus ou moins éloignés géographiquement et ainsi perdre temps et argent.
Découvrez par la suite ce qu’il faut savoir sur le contrôle fiscal des entreprises.
